Archifact - Interview AMC de Meren

Controle en budgetbewaking op uitgaven van de organisatie vinden veelal plaats op basis van ingeboekte facturen. Zo niet bij de Meren, organisatie voor regionale, academische en forensische geestelijke gezondheidszorg in Diemen. Met het softwarepakket I-Shopper worden op orderniveau de budgetten bewaakt. Vanaf het moment dat er een akkoord is gegeven tot het plaatsen van een inkoopopdracht is deze volledig administratief verwerkt. Zo heeft de Meren vroegtijdig inzage in aangegane verplichtingen in de budgetconsequentie daarvan.

AMC de Meren komt voort uit het Provinciaal Ziekenhuis Santpoort met als werkgebied Amsterdam en omstreken. Eind 80-er jaren werd voor de geestelijke gezondheidszorg het zogenaamde Amsterdamse model ontwikkeld. Dat model gaat uit van geestelijke gezondheidszorg zo dicht mogelijk bij de mens. Het doorvoeren van dit model binnen het Provinciaal Ziekenhuis Santpoort leidde ertoe dat er werd verhuisd naar Amsterdam. De naam werd gewijzigd in AMC de Meren. Op dit moment voorziet AMC de Meren vanuit 8 decentrale locaties in volledige geestelijke gezondheidszorg voor haar patiënten binnen het werkgebied. Met zo’n 950 personeelsleden beschikt de organisatie over 600 FTE’s (Full Time Equivalent). Binnen de organisatie wordt er zowel op centraal als op decentraal niveau voor heel veel geld ingekocht. Het zal dan ook niemand verbazen dat juist op dit niveau een perfecte bewaking tot enorme besparingen kan leiden.

Inkoop is geen verkoop

"In het verleden hebben we vaker gekeken naar de ultieme automatisering van ons inkoopproces", zegt Rik Ulsamer de Waard, "maar tot voor een jaar gelden hadden we nog geen passende oplossing gevonden. Kijk we hebben de workflow van ons inkoopproces perfect in beeld, maar de meeste oplossingen voor de automatisering daarvan zijn gebaseerd op een verkoop informatie systeem. Echter het inkoopproces is duidelijk iets anders dan een verkoopproces, dus dé oplossing lag zo maar niet voor de hand." Rik Ulsamer de Waard is hoofd inkoop bij AMC de Meren. Vanuit deze positie is hij eind verantwoordelijk voor het op verantwoorde wijze inkopen van alle producten en diensten van de organisatie. Hoewel een grote mate aan bevoegdheden gedecentraliseerd is, blijft een centrale controle noodzakelijk om de efficiëntie en effectiviteit van het inkoopproces te waarborgen.
In 1997 besloot de organisatie om met Exact Client Server te gaan werken. Dit pakket sluit goed aan op de automatiseringswensen van AMC de Meren. Voor de totale evaluatie van de automatiseringsbehoefte heeft Advisie samen met AMC de Meren gekeken naar mogelijke oplossingen voor het specifieke vraagstuk rond de inkoopproblematiek. Dat de oplossing naadloos aan moet sluiten op het financiële systeem is niet meer dan logisch, maar maakt het daarmee ook niet eenvoudiger. Voor specifieke projecten werkt Advisie samen met Archifact, een jonge dynamisch organisatie gespecialiseerd in het leveren van specialistische standaard- en maatwerkoplossingen.

Decentraal genereren, centraal verwerken

Kenmerkend voor het inkoopproces van AMC de Meren is het decentraal genereren van aanvragen die centraal verwerkt worden tot opdrachten. Deze opdrachten moeten vervolgens naadloos in het grootboek ingeschoven kunnen worden. Hierdoor is de organisatie aanzienlijk eerder en accuraat geïnformeerd over de aangegane verplichtingen. Bovendien heeft zij ook een beter overzicht over de voorraden binnen de verschillende delen van de organisatie en exacte inzage in doorlooptijden van orders. Het spreekt voor zich dat als je dit proces optimaal kan automatiseren dat je dan aan inkoopzijde enorme kosten kunt besparen en een perfect overzicht hebt over de beschikbare producten en hulpmiddelen op voorraad.

Luisteren

"Met deze wensen en een helder overzicht van de workflow binnen het inkoopproces zijn we in gesprek gegaan met Archifact", vervolgt Ulsamer de Waard. "Archifact heeft ons aangehoord en hebben vervolgens het hele verhaal in een presentatie gegoten. Deze was dermate verhelderend dat er al snel vertrouwen ontstond in de mogelijke oplossing die geboden zou worden. Het project kreeg de naam "iShopper" en behelsde het automatiseren van het inkoopproces dat probleemloos zou aansluiten op de financiële administratie. Kenmerkend in de benadering van Archifact was het niet praten in technische termen. Misschien is goed luisteren nog wel het sterkste instrument dat zij hebben gehanteerd om ons te helpen. Onze wensen werden snel vertaald naar oplossingen. Archifact toonde een uitermate groot inlevingsvermogen."

Tot de verbeelding spreekt de enorme korte doorlooptijd van het project. Tussen het moment dat de eerste verkennende gesprekken werden gevoerd en het systeem, volledig operationeel werd opgeleverd zit maar goed zes maanden. "Onze eerste afspraak met Archifact hadden we op 13 juni 2001, op 1 november gingen we testen en op 17 december was het systeem operationeel. Dat moest ook wel want we wilden persé voor de invoering van de Euro klaar zijn", aldus Ulsamer de Waard.

Niet versiegevoelig!
iShopper is een zelfstandig functionerend pakket dat zeer gebruiksvriendelijk werkt. Het is een volledig geautomatiseerde werkmethode van de workflow van het inkoopproces van de Meren. Hoewel het maatwerk is heeft dit nauwelijks tot geen invloed op versiegevoeligheid van bijvoorbeeld de Exact Client Server omgeving. Zolang de aangeboden output niet wijzigt is er geen conversieprobleem.

"Op decentraal niveau worden aanvragen gegenereerd die door de budgethouder geaccordeerd worden. Zolang de aanvragen binnen budget blijven is het niet nodig om op centraal niveau een fiat te krijgen voor een bestelling. Toch heeft het hoofd inkoop op centraal niveau een exact overzicht van datgene wat er op orderniveau is besteld en welke verplichting de organisatie is aangegaan. En omdat we dit op orderniveau weten kunnen we ook op orderniveau bijsturen als daar aanleiding toe is.

"Het zal duidelijk zijn dat dit tot enorme besparing kan leiden als er tussentijds bijgestuurd moet worden", besluit Ulsamer de Waard.